Kerntaken, kwaliteit en ontwikkeling

Een kerntakenmatrix als handvat voor kwaliteitsborging en ontwikkeling

Docenten in gesprek over ontwikkeling
In het verlengde van kernwaarden liggen kerntaken die ook een waarde uitdrukken. Een gesprek over kerntaken, kwaliteitsborging en ontwikkeling kan gestructureerd worden door een “kernwaardenmatrix”. Op basis van een geanonimiseerde casus beschrijft Bas van den Brink hoe dat verrassend eenvoudig kan.

 

Inleiding

Een Business School is al jaren een succesvolle opleiding, heeft een bachelor accreditatie en is door de studenten keuzegids uitgeroepen tot Topopleiding. Dat succes komt niet vanzelf, de docenten zijn bepalend voor de kwaliteit van het onderwijs. Het management, de coördinatoren en docenten besteden veel tijd en aandacht aan vakinhoudelijke ontwikkeling, vernieuwende onderwijsvormen, praktijkopdrachten en de persoonlijke ontwikkeling van studenten. De maatschappelijke- en onderwijsontwikkelingen gaan steeds sneller en er wordt intensief samengewerkt met diverse partijen. Bovendien zijn de docenten vaak zelf werkzaam in de praktijk. Tegen die achtergrond zocht de school naar een aanpak waarmee de kwaliteit geborgd kan worden en die tegelijk vernieuwing en verbetering van het onderwijs ondersteunt.

Hulpmiddel

De school vroeg Bas van den Brink een systematiek te ontwikkelen. In verschillende brainstormsessies werden de kernwaarden besproken en de kerntaken van een docent benoemd. Al snel werd duidelijk dat de kerntaken gordend kunnen worden in een matrix.

De ontwikkelde matrix bestrijkt twee dimensies, zeven “hoofdonderwerpen” en drie “activiteiten” wat resulteert in een matrix met 21 cellen.

Zeven Hoofdonderwerpen

De hoofdonderwerpen zijn afgeleid van de vereisten uit de wet op de Beroepen In het Onderwijs (wet BIO). De hoofdonderwerpen zijn:

  1. (inter)Persoonlijk
    Zaken die betrekking hebben op het persoonlijk functioneren van de docent.
  2. Vakdomein
    Zaken die de inhoud van het vak / beroepscontext betreffen.
  3. Organisatorisch
    Alle aspecten van het organiseren van het onderwijs en de werkwijzen van de school
  4. Samenwerking
    Docent initieert en participeert in overleggen in/buiten vakgroep en het werkveld.
  5. Pedagogiek
    De inzet van de school voor de persoonlijke ontwikkeling van de student.
  6. Didactiek
    Alles dat van doen heeft met “onderwijzen” tijdens planning, uitvoering en evaluatie.
  7. Reflectie en ontwikkeling
    Zaken die betrekking hebben op reflectie en het daarvan afgeleide doelen van ontwikkeling

Drie Activiteiten

De onderscheiden activiteiten zijn een variant op de in de kwaliteitscirkel van Demming ook wel aangeduid als de PDCA-cyclus. Hierbij zijn Check&Act- activiteiten samengevoegd.

  1. Plan
    De voorbereiding van de activiteiten of de plannen voor verbetering daarvan.
  2. Do
    Het uitvoeren van de activiteit.
  3. Check & Act
    Het evalueren van de uitvoering en zonodig ondernemen van acties ter verbetering. Op basis van de evaluatie kan directe actie gewenst zijn, vandaar de combinatie met “Act”. Of leiden tot een (verbeter)plan dat onder “Plan” terugkomt.

De matrix en de beschreven taken geven de docenten en coördinatoren een handvat met elkaar in gesprek te komen over “ontwikkeling”. De ontwikkeling van het onderwijs, van de studenten, de docent zelf, de organisatie en mogelijk de maatschappij.

De coördinator en de docent gaan na wat “goed gaat” en “waar verbeteringen mogelijk zijn”. In een ontwikkelgesprek is de belangrijkste vraag: “Wat is nodig voor de verbetering en hoe is dat te realiseren?”

Dynamiek rond de Matrix

De kerntaken raken aan “docentbekwaamheden” en de daarvan afgeleide “zeven SBL competenties”. hiervoor zijn gedragsniveaus gedefinieerd en door opleidingsinstituten zijn docenttaken beschreven die de norm zijn voor de docentbekwaamheden.

De in de literatuur beschreven taken zijn zonder veel moeite te verdelen over de zeven hoofdonderwerpen en drie activiteiten. Ook de competenties zijn te vertalen naar de cellen in de matrix. Daarmee zijn de “basistaken en -bekwaamheden” beschreven. Al snel werd duidelijk dat de basistaken een “hygiënefactor” zijn. Het omschrijft precies wat je van een gekwalificeerd HBO-docent mag verwachten. Maar de Business School docenten kunnen en willen meer.

In werkgroepen zijn de taken benoemd die verwijzen naar de toegevoegde waarde van de docenten en de schoolorganisatie. En die reiken verder dan de basiskwalificaties.

Door de coördinatoren zijn voor elke cel van de matrix beschrijvingen gemaakt van de (onderscheidende) taken die van hun docenten worden verwacht. Daarnaast zijn op een aantal plaatsen “waarden” omschreven die voor hun docenten gelden. De waarden zijn bewust niet van een norm voorzien. Een norm legt een relatie met een beoordeling terwijl de matrix bedoeld is als gemeen­schappelijk vertrekpunt voor een “ontwikkel­gesprek”. Het eindresultaat is een kerntakenmatrix met gedragen waarden als startpunt voor de bespreking van wat de docent onderscheidend maakt van andere business school docenten en welke “waarde” bij de business school geld.

Dynamiek in levend document

Bij het opstellen van de kerntakenmatrix is het proces en de dynamiek net zo belangrijk als het resulterende document. Het opstellen of herzien van de matrix brengt coördinatoren en managers gestructureerd met elkaar in gesprek over de aard van de taken en de verwachtingen omtrent de uitvoering. Dat is van essentieel belang voor de ontwikkeling van docenten, studenten en de gehele organisatie.

De kerntakenmatrix is een “levend document” en hulpmiddel. De matrix wordt aangepast als daar aanleiding voor is en van de kerntaken­matrix mag worden afgeweken als dat gepast is. Die flexibiliteit en dynamiek houdt het document levend.

Dynamiek in de ontwikkeling

De kerntakenmatrix stimuleert en ondersteunt de ontwikkeling van docenten. Op basis van de kerntakenmatrix geven docent en clustercoördinator aan welke punten ze willen bespreken. Dat geeft duidelijkheid en richting. Ook weten docenten wat zij van elkaar mogen verwachten, zowel binnen een vakgebied als tussen vakgebieden. Iedereen kan verwijzen naar de taken en verwachtingen en elkaar daarop aanspreken.

Kenmerken van de beschrijvingen

Bij de beschrijving van de taken zijn de volgende uitgangspunten gehanteerd.

  • Ontwikkelbaar
    De taken of activiteiten moeten “ontwikkelbaar zijn ”. Een docent kan het leren of zich eigen maken. Een aantal taken/werkwijzen in de categorie “persoonlijk” zijn hierop een uitzondering. Daarvan wordt verondersteld dat er op geselecteerd is bij de aanname van docenten.
  • Frequentie
    Alle onderscheidende taken zijn beschreven ongeacht hoe vaak ze voorkomen.
  • Generiek
    De taken zijn in algemene termen beschreven en gelden voor alle vakken en alle omstandigheden. Voor een aantal taken zijn gaandeweg hulpmiddelen en tips omschreven maar deze staan niet in de matrix.
  • Onderwerp & waarde, geen norm
    De taken en de verwachtingen over de wijze waarop de taken worden uitgevoerd (waarde) worden omschreven. Bewust is geen “norm” omschreven omdat waar mogelijk het hoogst haalbare nagestreefd wordt maar realistisch gezien meer zaken spelen en een pragmatische afweging gemaakt wordt. Het formuleren van een (minimum) norm legt te veel nadruk op een beoordeling terwijl een ontwikkeling, ongeacht de norm, gewenst is.

Toekomstige ontwikkelingen

De kerntakenmatrix wordt in de toekomst langs twee lijnen uitgebreid:

Managementtaken

De taken van het de coördinatoren (zowel primus inter pares als coach van een cluster of vakgroep) zijn een aanvulling op de taken van een docent. Bij elk onderwerp wordt toegevoegd wat een coördinator of manager doet om de docent te ondersteunen/coachen.

Een omvangrijke categorie wordt toegevoegd onder de noemer “bedrijfsvoering”. Hieronder vallen de “beheersmatige” taken als:

  • Commercie / externe representatie
  • Planning & Organisatie;
  • Personeelsmanagement;
  • Administratieve organisatie;
  • Financieel beheer en
  • Informatievoorziening.

Verdieping en verbreding

De verdieping in de kerntakenmatrix wordt aangebracht door voor elke taak of combinatie van taken te benoemen waarom het van belang is en wat een “goede” uitoefening teweeg brengt. Kortom, wat belangrijk is (waarde) en hoe te zien is dat het goed gaat (monitoren).

De verbreding wordt gevonden door bij de taken te verwijzen naar beschikbare hulpmiddelen om de waarde te realiseren. Dat kunnen tips zijn, verwijzen naar oefeningen, boeken, video’s en al het andere dat een docent kan helpen zich te ontwikkelen.

Waarde
Een waarde geeft aan wat gewaardeerd wordt. Het is de beschrijving van een ideaal

Norm
Een norm geeft hoe de waarde vormgegeven wordt. Er zijn vele normen denkbaar voor een willekeurige waarde.

Dynamiek houdt de Matrix levend:

  • Aanpassen als er aanleiding is
  • Afwijken als het gepast is