Activiteiten in samenhang: 6 factoren

Activiteiten in samenhang

Om de activiteiten van medewerkers in de onderlinge samenhang te bekijken gebruik ik vaak het zes-factoren model.

Het model gaat uit van zes samenhangende factoren die gezamenlijk de manier van werken in een organisatie beschrijven. Ik ben onder de indruk van het model geraakt. Door gestructureerd interviews met medewerkers op verschillende plaatsen en niveaus in de organisatie word een helder beeld verkregen van de bestaande werkwijze. Dat heldere – en niet altijd gunstige – beeld van de huidige werkwijze leverde telkens voor het management vrijwel duidelijke aanknopingspunten voor verbeteringen.

Simpel maar niet eenvoudig

Eigenlijk is het heel simpel, geen enkele organisatie werkt zoals het oorspronkelijk bedoeld was, in de praktijk worden de procedures aangepast, kortgesloten of genegeerd. En dat alles met de intentie de werkprocessen te verbeteren. Door de werkelijke gang van zaken inzichtelijk te maken worden hiaten en discrepanties zichtbaar. Dat is niet altijd aangenaam maar wel leerzaam. Wanneer de procedures, uitgangspunten en aannamen aan de praktijk getoetst zijn ontstaat als vanzelf een gedragen en werkbare oplossing. Let wel, dat is niet altijd de “beste” oplossing.

Hulpmiddelen

Op basis van het zes-factoren model heb ik een vragenlijst opgesteld. Deze lijst heb ik en meeralen gebruikt en levert in kort tijd veel inzicht en aanknopingspunten de werkwijze onder de loep te nemen.

Allerhande grafische weergaven zijn te genereren. Geen een daarvan bevat de waarheid maar zijn uitstekende basis voor een goed gesprek over “hoe we met z’n allen werken”.

Het zes-factoren model voor de activiteiten in een organisaties vloeit voort uit verschillende onderzoek van Haig Nalbantian, Richard Guzzo, Dave Kieffer. Behalve wetenschappers zijn zij tevens consultants bij Mercer. Het model heeft daardoor een stevige praktische basis. Het model is onder andere beschereven in het boek: “Play to your Strengths” (McGraw-Hill).

Tussen 2000 en 2003 heb ik in diverse pan-europeese projecten met de Haig, Rick en Haig kunnen doen en ben zo verkocht geraakt aan hun inzichten.

Ga met de cursor over het vraagteken voor een toelichting

Mensen

Wat brengen de huidige mensen mee? Is dit wat de organisatie nodig heeft en/of vraagt? * Vaardigheden * Kennis * Opleiding & training * Achtergrond

Structuur

Hoe bekend zijn de * Eigen taken en verantwoordelijkheden * Werkpakketen van de collegae * Rapportagelijnen * Doelen van de organisatie * Coaching en beoordeling

Werkprocessen

Wat gebeurt er in/bij de * Werkstromen (workflow) * Volgorde van activiteiten * Verdeling van activiteiten

Kennis en Informatie

Wat is bekend over * De communicatie * Informatiestromen * Ontwikkeling Intellectueel kapitaal * Informatiesystemen

Besluitvorming

Wie, wat, waar & Hoe? * Besluitvorming en strategie * Beslissers * Snelheid & kwaliteit * Deelname aan besluitvorming

Beloning & waardering

* Geld en andere beloning * Werkinhoud & ontwikkeling * Carrièremogelijkheden